우리 백오피스가 서류를 대신 만들어주는 이유

 

우리 회사 백오피스에는 거래명세서(인보이스)를 포함해 각종 서류를 직접 만들 수 있는 기능이 있다.

세상엔 엑셀이랑 워드라는 문서 만들기의 일인자들도 있는데 왜 굳이 백오피스에 이런 기능을 만들게 되었는지와, 이 기능으로 사용자들의 업무 효율은 어떻게 증가했는지에 대해 소개해보고자 한다.

 

 

 

문제 원인 파악하기

그 주문 인보이스요? 드라이브에 있어요. 백오피스랑 어떻게 맞춰보냐구요? 시트로 따로 관리해요.

매년 연말 재무팀은 회계 결산 처리를 하느라 전쟁을 치룬다. 그 전쟁 중 백오피스가 커버하지 못하는 매출 내역은 CX팀에서 수동 관리된다는 사실을 알게 되었다. 정확히는 백오피스에 그런 정보가 없어 시트랑 숫자를 한땀한땀 맞춰보는 전쟁을 치르고 있었던 것이다.

 

보통의 주문은 PG 결제를 통해 처리되어 PG사에서 자동 정산 처리되지만, PG 밖에서 결제가 이루어지는 일부 B2B나 특이 케이스들은 전부 수기로 관리하고 있었던 것이다. 특히 매출이 늘어날수록 이런 복잡한 케이스들도 늘어나고, 그러다보면 시트가 또 다른 시트를 낳고... 어떤 시트에서는 중복으로 관리되기도 하는 등 점점 업무의 부하가 발생하는 것이 옆에서도 보였다. 

 

인보이스도 마찬가지이다. 기존에도 주문 인보이스가 자동으로 생성/발급되는 기능을 제공했지만 마찬가지로 백오피스가 커버하지 못하는 인보이스는 CX팀은 매일매일 수동으로 만들고 계셨다. 이걸 우리는 수기 인보이스라고 불렀다. 만들면 또 어딘가에 저장을 해놔야 다음에 찾아서 증빙 자료로 쓴다. 인보이스 찾을 때 마다 슬랙이나 드라이브를 뒤져야 하는 것이다. 

 

이처럼 매출 정보 및 서류를 여러 곳에서 수동으로 관리하던 문제를 한가지 기능으로 일원화하여 업무 리소스 낭비를 줄이기로 했다.

 

 

가설 수립 

수기 인보이스를 기능화하여 고객/주문 정보와 연동시키면 업무 효율화 가능

위와 같은 가설을 수립하고 어디까지 시스템에서 자동화가 가능한지 하나씩 파보기로 하였다.

 

 

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첫번째 문제 해결

이미 아는 정보는 불러와서 수동 입력 없애기

기존에 CX팀은 인보이스 요청이 들어오면 엑셀 탬플릿으로 하나씩 만들었는데, 수기로 입력해야 하는 정보가 아주 많았다. 고객별 인보이스 넘버, 서류를 받는 고객의 기본 정보, 상품 정보, 가격 정보, 그 외 요청하는 모든 정보들까지. 매출 확대에 따라 점점 인보이스 생성도 늘어나 업무 효율화가 매우 시급했다.

이런 휴먼 에러가 발생하기 쉬운 구조

 

이런 정보는 백오피스에서 이미 저장하고 있던 것이라, 고객을 선택한 뒤 자동으로 불러오는 것으로 손쉽게 해결할 수 있었다. 가끔 저장된 정보와 다른 연락처 등으로 인보이스를 받길 원하는 경우도 간혹 있어, 불러온 값을 수정가능하게 했고 여러 용도로 사용 가능한 추가 정보란도 하나 넣어 확장성도 챙겨줬다. 또한 이렇게 인보이스를 생성하면 인보이스 넘버는 자동으로 부여되어 사용자가 서류 넘버를 아예 신경쓰지 않아도 되도록 처리했다.

 

 

두번째 문제 해결

대량 주문, 선입금, 기타 금액 한번에 연동하여 누락 금액 없애기

특히 해외 고객에게서 자주 발생하는 일인데, 주문 금액이 입금되었는데 돈이 남는 경우가 있다. 이 경우 주문 금액에만 해당하는 금액은 주문마다 결제 처리를 하고, 남는 금액은 선입금을 넣거나 기타 항목일 경우 따로 기재하여 이후 처리한다. 이 프로세스의 문제는 2가지인데, 하나는 금액을 연동하는 행위가 최대 3번으로 나뉘어 하나라도 누락될 가능성이 있는 것이다. 다른 하나는 재무팀이 해당 선입금의 출처를 알 수 없다는 것이다. 돈이 들어왔으면 언제 어디로 들어왔는지를 알아야 회계 처리를 하는데 기존에 선입금 발행 기능은 돈을 넣는 기능만 있어 이런 정보 역시 따로 시트로 관리를 하고 있는 상황이었다.

 

또한 이 모든 복잡한 과정을 거친 후 결제 완료된 매출의 영수증은 또 다시 엑셀로 만들어야 했다. 앞에서 수동 작업했던 것을 마지막까지 반복하며 리소스 낭비가 진행되고 있었던 것이다. 

 

이런 문제를 해결하기 위해 우선 CX/세일즈 인터뷰를 통해 금액을 연동하는 모든 케이스를 모아보았다. 그리고 이 모든 케이스를 한 스텝으로 대응할 수 있는 플로우를 만들었다. 

 

 

최종적으로 만들어진 기능은 위와 같다.

우선 주문(검사)를 먼저 선택 -> 기타 금액 처리가 필요 시 입력 -> 총 매출의 차액이 자동으로 선입금으로 계산된다. 즉 이 기능으로 사용자는 각각 다른 창에서 3번에 나눠 하던 행동을 한 창에서 처리할 수 있으며, 돈이 남으면 자동으로 선입금에 넣어주기 때문에 연동 과정에서 금액 누락도 방지할 수 있다. 또한 연동 후 영수증이 자동 생성되어, 필요 시 빠르게 고객께 대응이 가능하다. 인보이스나 영수증을 드라이브에 따로 저장할 필요도 없다. 필요할 때 백오피스에 들어와서 다운로드 받으면 되기 때문이다.

 

또한 재무팀은 이 과정에서 입력된 회계 처리에 필요한 정보를 바로 확인할 수 있다.

 

 

결론

수기인보이스는 현재 월 120건 이상 발행되며 백오피스에서 가장 활발히 사용되는 기능 중 하나이다. 정보를 자동으로 채워주니 생성 시간도 많이 줄었고 오기입도 사라졌다. 수동으로 관리하던 엑셀 시트들도 이후로는 거의 쓰이지 않는다. 특히 가장 기쁜 부분은 역시 사용자이시니 CX분들의 피드백 아닐까 ㅎㅎ

 

또한 디자이너로서 정보가 명확하지 않던 기존 서류 디자인에 아쉬움이 많았는데, 이 기회에 같이 개선할 수 있었다.