구글폼 응답 제출 시 슬랙 자동 알림 봇 만들기

 

 

오늘은 내가 만들었던 슬랙 봇 중 가장 효과적이고, 가장 자주 쓰이는 슬랙 자동 알림 봇 만드는 법을 소개하고자 한다.

바로 구글폼 응답 제출 시 슬랙으로 자동 알림을 주는 봇이다. 이 봇은 아래와 같이 업무 효율을 돕기 위해 만들어졌다.

 

한창 매출이 증가하던 23년 여름이었다. 봄에 런칭했던 주문사이트 새 버전도 어느정도 안정화가 되어 새로운 개선을 고민하던 때였다. 그때 내 동료는 국내 고객들이 주문 후 샘플 픽업을 대부분 유선으로 하며, 받아적은 주소에 오탈자가 있는 문제와 CX팀이 즉시 전화를 받지 않으면 픽업이 지체된다는 문제를 해결하려 했다. 이 문제는 매우 간단하게 해결되었다. 바로 주문 완료 페이지에서 샘플 픽업 버튼을 누르면 구글폼으로 이동하여 고객이 직접 내용을 입력하는 방식이었다. 실제로 샘플 픽업 버튼을 띄워주는 것으로 유선 문의는 80% 이상 감소하였고 CX팀은 전화 응대 시간도 절약하고 제출된 내용 바탕으로 픽업을 더 빠르고 정확하게 넣을 수 있게 되었다.

 

하지만 이런 개선에는 추가적인 부작용이 하나 따라왔다. 고객이 기다리지 않도록 빠르게 픽업을 보내드려야하니 CX팀은 하루에도 수십번 제출 시트를 확인하며 매번 새 픽업 요청이 왔는지 확인해야 했었다. 즉 응답이 제출되는 순간 바로 인지해야할 필요가 있었다. 마침 CX팀은 우리와 같은 팀이라 바로 옆자리에 앉아계셨고 (우리는 세일즈, CX, 마케팅, 디자인이 같은 팀이다) 옆에서 일하는걸 보면서 해당 문제를 빠르게 인지할 수 있었다. 구글폼에 제출 시 이메일 알림이 오는 기능은 있었지만 이메일은 안됐다. 그것보단 내가 태그되어 알림음이 오고, 채널에 검색도 쉽고, 이모지 등으로 확인했는지 체크도 쉬운 슬랙으로 알림이 와야만 했다. 찾아보니 Zapier와 같은 자동화 툴도 있지만 무료로는 사용량이 제한되어 있다. 그래서 챗지피티에게 물어봐가며 아래와 같이 구현을 했다.

 

 

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구현은 총 2단계로, 3분 내 쉽게 구현할 수 있다.

1. 슬랙 워크플로 세팅

2. 구글 응답 시트 연동

 

우선 슬랙 워크플로 세팅은 아래처럼 하면 된다.

 

이 다음에는 아래 코드를 복사하여 '시트 탭 이름'과 '슬랙 웹 요청 URL'을 내가 세팅한 값으로 변경한다.

function sendSlackNotification() {
  const sheetName = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getName();

  const slackURLs = {
    '시트 탭 이름(예: 시트1)': '복사한 슬랙 웹 요청 URL'
    // 필요한 탭 이름과 웹훅 URL 계속 추가 가능
  };

  const slackURL = slackURLs[sheetName];
  if (!slackURL) return;

  UrlFetchApp.fetch(slackURL);
}

 

그 다음에는 아래와 같이 응답이 쌓이는 시트와 워크플로를 연결한다.

 

이렇게 세팅이 끝나면, 이 다음부터는 구글폼으로 응답 제출 시 아래와 같이 슬랙 알림이 즉시 와서 담당자가 놓치지 않고 응답을 확인할 수 있다. 

 

 

이 알림을 처음 구현했을 때는 잘 모르는 영역이라 3시간 정도 챗지피티랑 코드 계속 수정해가면서 구현했던 기억이 난다 ㅎㅎ 지금은 딱 3분이면 새 알림 구현이 가능하며, 이 알림으로 아낀 시간은 못해도 3시간의 100배는 되지 않을까 싶다. 시간이 지날수록 이런 소소한 업무 자동화의 중요성을 크게 실감한다.

 

또한 다른 직무를 가진 팀과 함께 일하는 장점을 느낄 수 있는 기회이기도 했다. 만약 우리가 CX팀과 한 공간에서 일하지 않았다면 이런 문제를 겪고 있는지도, 해결책이 있는지 고민해보지 못했을 것이다. 반대로 우리가 겪고 있거나 해결하지 못하는 문제도 다른 분들이 먼저 파악하고 우리가 생각하지 못할 다른 시각으로 의견을 제안주실 때도 있다. 항상 사용자의 관점에서, 사용자 가까이서 그들의 진짜 문제를 고민하고 해결하려는 자세를 유지하자^_^